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职场人士必读的电子邮件礼节

更新时间:2024-03-29 09:04:51

  我们都应当讲究有关电子邮件的礼节,而这是需要下一番功夫的。尤其在商业界,我们崇尚信誉、掌握时机及合作分,并常高唱顾客至上,着重与顾客的沟通,以达成促销、增产与营利的目的。但我们常忽视了有关电子邮件的礼节;一些邋遢懒散的习惯,不仅会引起员工的窃笑,更容易在顾客面前闹笑话。 以下是一些很新进的电子邮件技巧及应注重的礼节:

  1.要提纲挈领。切忌使用含义不清的标题,例如:嘿!或是单单给你的!

  2.须简明扼要。针对需要回复及转寄的电子邮件,一定要清理回复的内容。在美国加州有一位传播学专家摩根女士曾举例说:我最近收到一份电子邮件,其中包括了辗转收送的十二个人之姓名,我实在没有必要知道这些讯息。有一个妙方就是寄信时采匿名附件收信者(BC)取代附件收信者(CC)方式,或是在转寄之前删除一切无关紧要或重复的内容,例如:原件中摘要(memo to)部分之主题、地址及日期等。

  3.注意回答问题的技巧。当回件答复问题的时候,最好只把相关的问题抄到回件,然后附上答案。不要用自动应答键,那样会把来件所有内容都包括到回件中;但也不要仅以“是的”二字回复,那样太生硬了,而且让读的人摸不着头脑。

  4.合宜地称呼收件者,并且在信尾签名。虽然电子邮件本身已标明了邮自哪方,寄与何人,但在邮件中注明收信者及寄件者大名乃是必须的礼节,包括在信件开头尊称收信者的姓名,在信尾也注明寄件者的姓名以及通讯地址、电话,以方便收信者未来与你的联系。

  5.切忌全文使用英文大写字母。这样写成的邮件太强势,甚至暗示寄件人懒得使用正确的文法。毕竟,这仍是种文字沟通方式,遵守标准的文书规范是一种职业礼貌。

  6.定期重新审查你发过的电子邮件,评估其对商业往来所产生的影响。

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